27. 3. 2017   PhDr. Vojtěch Bednář

Připomínání zadaných úkolů je pro mnoho vedoucích pracovníků něco, co vnímají jako trapné. Pro připomínat závazně zadaný úkol dospělým, samostatným a svéprávným lidem? Možná u málo kvalifikovaných zaměstnanců, ale i tak?

Omyl. Pro mnoho lidí, zvláště v stresově zatěžujících situacích je obtížné koncentrovat se na úkol, a to, že jím ho připomeneme budou, při vhodně zvolené taktice, vnímat ne jako nestoudnost či snahu o přílišnou kontrolu, ale jako pozitivní, užitečný vstup, který podpoří naši kariéru. Konkrétní postup je věcí individuálního manažera i situace, pojďme se ale podívat na několik tipů, které nám v tom budou užitečné.

1) Připomínejte úkoly v okamžiku kdy je potřeba je začít plnit

Ani příliš brzy, ani příliš pozdě. Ideální čas připomenutí se shoduje s dobou, kdy je na daném úkolu potřeba začít reálně pracovat, případně krátce předtím, než tato doba nastane. Správná volba chce cit, příliš brzy vede k tomu, že jsme označeni za pedantsky se chovající, pokud ale daná osoba na úkolu nezačala pracovat (nebo velmi vágně) a my budeme připomínat pozdě, působíme dojmem výčitek.

2) Ideální připomenutí je nepřímé

Některé typy pracovníků vyžadují, aby jím byly úkoly připomenuty osobně, do očí a zcela jasně. Velká většina ale nejlépe reaguje tehdy, když je úkol připomenut sice jednoznačně (snažíme se nemluvit v jinotajích a nikdy nedoufáme, že komukoli cokoli „dojde“), avšak bez přímého směrování vůči jejich osobě. Shrnutí a rekapitulace úkolů – a to i a zejména starších, se tak výborně hodí zařadit do pravidelných porad, mítinků, brífingů prostě tam, kde se potká více lidí současně.

3) Přiměřené množství souvislostí

Naprostá většina pracovních úkolů se vyznačuje tím, že je „jedním z řady“. Stimulaci zodpovědného pracovníka napomůže, pokud dovedeme jeho úkol vřadit mezi ostatní, ukázat, že po jeho splnění je práce zase na někom jiném, a ten pro ní potřebuje podmínky. Ani zde nejde o samozřejmost, která by měla „každému dojít“. Jedna z největších organizačních katastrof, s nimiž se za dobu své praxe Firemní sociolog setkal, vznikla právě zanedbáním kontextu. Souvislostí nesmí být mnoho, protože pak se v nich zodpovědná osoba ztratí, ale má jich být přiměřené množství, aby cítila svou zodpovědnost.

4) Dbejte na konkrétní krok

Připomínat úkol slovy „mělo by se udělat“ nebo „má být provedeno“ je totéž, jako o něm vůbec nemluvit. Je potřeba říct jasný a konkrétní krok který očekáváme, že zodpovědná osoba provede. Tím jí jednak dáváme návod, co má dělat a jednak já ukazujeme svou orientaci v problému. Pravděpodobnost, že se do práce skutečně dá se tak výrazně zvýší.

Chcete se dozvědět více? Pomůžeme vám. Kontaktujte nás.