24. 11. 2014 PhDr. Vojtěch Bednář
Také se setkáváte s lidmi, kterým zadáte úkol, a oni ho chronicky neplní? Odevzdávají výsledek ne za pět minut dvanáct, ale o půl jedné? Ignorují urgence? A ještě si stěžují, že mají moc práce, i když fungují ani ne na polovinu? Zde je pár rad, jak na ně.
Chronický neplnič úkolů je morem každé firmy. Horší je, že se často jedná o osoby, které potřebujeme, často kreativní pracovníky, někdy lidi, na kterých závisí klíčové vlastnosti našich produktů a služeb? Pokud jste se s takovým člověkem již setkali, možná jste zjistili, že metody „zdravého rozumu“ nezabírají. Sliby neplní, na hrozby nereaguje, vzájemné „dohody“ se nedaří vymáhat. Co pak? Univerzální lék naneštěstí neexistuje, ale pokusíme se vám nabídnout několik triků, jak na ně.
1 Prioritizujte úkoly
Nedostatečná prioritizace práce podporuje odsouvání úkolů. Vlastností, zejména kreativně orientovaných lidí bývá to, že sice jsou schopni podat špičkový výkon, ale jsou slabí v jeho plánování. Pokud je v tomto ohledu podpoříme, pomůžeme jím tak s jejich vlastní nedostatečností. Nestačí jasně říct, co má být uděláno jako první a co potom. Úkoly by měly mít data splnění, a také je dobře, když jsou složené úkoly rozděleny na dílčí kroky (protože i v tomto mohou kreativci selhávat).
2 Kontrolujte průběh, ne jen výsledek
Pokud máme úkol rozdělen do dílčích kroků, můžeme po pracovníkovi chtít, aby nás informoval o jejich průběhu. Spoléhat se na to, že odvede, až celou práci najednou vede k tomu, že to udělá pozdě. Pokud jste s dílčím výsledkem spokojeni, pochvalte. Pokud ne, poskytněte pozitivní zpětnou vazbu. Hrozit většinou nemá cenu, protože hrozba způsobuje distres, ale pokud ukážeme správnou cestu, pracovníka to podpoří. Současně bude pod dílčí kontrolou, kterou potřebuje.
3 Donuťte ho začít
Naprostá většina odkládaných a neplněných úkolů vzniká tak, že má-li pracovník na jejich splnění určitý čas, začne až v posledních deseti procentech tohoto času. To je zhoubné, protože to logicky vede k tomu, že úkol plní ve spěchu a pak nedokončí, pokud se objeví jen drobná překážka. Proto po zadání úkolu pomůže, když budeme důsledně kontrolovat, zda vůbec začal s jeho plněním. Jakmile začne, je dokončení mnohem snazší. Příčinou nemusí být neochota pracovníka, ale nevhodné návyky a mentální bloky, proto bychom i toto neměli považovat za formu perzekuce, ale naopak za podporu.
4 Zapojte kolegy
Neustálé připomínání a urgování úkolu ze strany nadřízeného může být kontraproduktivní, a to zvláště v případě, že náš pracovník s plněním ještě nezačal. Je to proto, že tím podporujeme jeho mentální blok, který mu brání ve splnění požadovaného. Naproti tomu tlak ze strany kolegů může přinášet pozitivní výsledek mnohem rychleji. Nemusí a ani nemohou ho do ničeho nutit, ale mohou jemně připomínat, vyptávat se na (konkrétní) pokrok a nenechat odbýt tím, že se „něco dělá“. Podmínkou, aby to fungovalo je, že kolegové jsou ochotni na podobnou spolupráci přistoupit.
5 Počítejte s prodlevou
Pracovník nemusí vědět, kdy přesně má být úkol splněn, a tak když mu nastavíme splnění s dostatečným předstihem před časem, kdy budeme výsledky jeho práce skutečně potřebovat, vytvoříme s potřebnou časovou mezeru. Samozřejmě že toto není řešení, ale pouze pomůcka, a už vůbec nemůže fungovat dlouhodobě, ale pomůže nám to se vyrovnat s negativními důsledky takového chování.
Žádný z tipů, které jsme zde uvedli, není samospasný. Je dobré, když si uvědomíme, že chroničtí neplniči většinou nejsou zlí lidé, a co dělají, nejenže nemyslí špatně, ale často si svou nedostatečnost ve skutečnosti uvědomují – jen neví, co s ní dělat. Když jím pomůžeme, a když je podpoříme, mohou se nám odvděčit svou kvalitní prací.
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
