20. 5. 2013   PhDr. Vojtěch Bednář

Existuje celá řada příčin nesplnění úkolů. Tak jako vše jiné jsou i ony velmi individuální, záleží na mnoha faktorech a okolnostech. Přesto je možné najít příčiny, které se opakují, a které leží namnoze na bedrech těch, kteří úkoly zadávají spíše než těch, kteří by je měli plnit. Pojďme se podívat na pět hlavních příčin neplnění úkolů, za nimiž nestojí podřízení, ale vedoucí pracovníci. Pojďme si říct, co můžeme udělat proto, abychom se těmto příčinám dokázali včas a efektivně vyhnout.

1. Nekonkrétní zadání

Každý úkol, který zadáváme, musí být definován jednoznačně a měl by být definován tak, aby byl bezprostředně měřitelný z hlediska svého výsledku. „Zajistit neustálé zlepšování“ zní sice dobře, ale v žádném případě nejde o úkol, protože je zhola nemožné zjistit, zda je, či není plněn. Nekonkrétního zadání se dopouštíme často v dobrém úmyslu, avšak s nežádoucími důsledky, protože naši podřízení po takto definovaném úkolu jednoduše neví, na čem jsou. Skutečnost, že úkol prostě nedokáží splnit frustruje a obtěžuje je stejně tak, jako nás. Proto: pokud má být úkol splněn řádně a včas, musí být především jasně, jednoznačně a srozumitelně definován a musí být stanoveno konkrétní měřítko, dle kterého vyhodnotíme, že byl splněn úspěšně. Příklad: Zajistit zlepšení faktoru A o 0,3.

Tip: Chcete se dozvědět více? Objednejte si náš seminář

2. Nevyjasněné kompetence

Zadáváme-li úkol, většinou je určen konkrétnímu člověku. Pokud ano, je kriticky nutné, aby bylo jednoznačně deklarováno, kdo má úkol řešit. V okamžiku, kdy úkol není explicitně spojen s osobou, která jej má splnit, je téměř jisté, že při jeho plnění nastanou potíže, i kdyby byl jinak definován velmi kvalitně. Je přitom docela jedno, zda tyto potíže budou mít tu podobu, že úkol budou chtít řešit všichni, nebo naopak (častěji) nikdo. Pokud ne úkolu spolupracuje více lidí, je nezbytné, aby měli vůči sobě jasně definované kompetence a aby právě jeden z nich zodpovídal za úkol jako celek. V případě, že jsou kompetence vyjasněny, ale onen „centrální“ prvek chybí, dochází k tomu, že ačkoli se na úkolu pracuje, je velmi obtížné, ne-li nemožné jej dotáhnout do konce.

3. Neadekvátní zdroje

Zadáváme-li úkol, je naší povinností zajistit tomu, na koho je úkol delegován dostatek zdrojů potřebných pro jeho splnění. Jestliže předpokládáme, že si dotyčný zdroje zajistí sám, dáváme mu tím vlastně další úkoly, které ale nejsou definovány, nejsou jasně stanoveny a jsou „započítány“ do mateřského úkolu. Následky pak spočívají v tom, že plnění úkolu zabírá mnohem více času, stojí mnohem více prostředků, než jsme předpokládali, a navíc se ani nemusí podařit jej splnit. Ony „neadekvátní zdroje“ jsou přitom optický klam, splnění úkolu stále adekvátní zdroje, jen jsme s nimi nepočítali. Proto zadáváme-li úkol podřízenému je nezbytné, abychom se přesvědčili, že disponuje zdroji potřebnými pro jeho splnění. Pokud ne, měli bychom mu je umět zajistit. Pokud očekáváme, že si je zajistí sám, musíme toto zadat jako součásti složeného úkolu a počítat s potřebným časem.

4. Předpoklad jako zádrhel

I když tento problém úzce souvisí se všemi předchozími a je v nich i obsažen, bude dobré, když si ho uvedeme zvlášť. Pokud při zadávání úkolu předpokládáme, že ten, na koho je delegován mu rozumí přesně stejně jako my, a pracuje s přesně stejnými okolnostmi, jsme téměř automaticky na omylu. Takřka každý předpoklad, ať se týká definice úkolu, přidělení zdrojů, nebo čehokoli jiného, je cestou do pekel a sám o sobě dobrým důvodem, proč se úkol nikdy nepodaří splnit. Jakmile něco předpokládáme, měli bychom si to osobně ověřit. Pak nebudeme pracovat s domněnkami, ale s fakty. Pak se nám nestane nic jako „Vy jste vykopali díru? To měl být kanál! To vám přeci muselo být jasné! Tady to je: 1 krát 10 metrů!“

5. Chybějící zpětná vazba

Ačkoli je chybějící zpětná vazba problémem který se aktuálně projevuje až po splnění úkolu, její dlouhodobý nedostatek se projevuje již před ním. Jakmile je úkol hotov, ale i v průběhu jeho plnění, je naší povinností poskytovat kvalitní a kvalifikovanou zpětnou vazbu. Důležité pak není jen to, aby tato zpětná vazba byla, ale aby člověka motivovala k další práci. Destruktivní zpětná vazba téměř jistě provádění úkolu zmaří, zcela chybějící pak výrazně demotivuje. „To nezvládneš, vůbec. Ani náhodou, to je na tebe moc složité… Že já blbec ti to dával“

Pochopitelně existuje celá řada dalších chyb, ale právě tyto se vyskytují často, opakovaně, a po pravdě řečeno si ani neuvědomujeme, že je děláme. Přejeme vám, aby Vámi zadané úkoly byly jen ty zcela bezchybné.