14. 8. 2023   Mgr. Petr Hlušička

Především je důležité vědět, že pokud zůstaneme mlčet, tak to může podkopat důvěru v naše úmysly. Zároveň pokud nebudeme věci komunikovat my, tak je za nás budou komunikovat jiní a tím absolutně ztrácíme kontrolu. Na druhou stranu, poskytnutí příliš mnoha informací může ponechat lidi ochromit a vnést mnoho pochybností. Najít rovnováhu mezi těmito dvěma extrémy může být pro vedoucího náročný úkol.

Můžeme si představit pět strategií, které vám pomohou zjistit, co říci a jak postupovat, když nemůžete být zcela transparentní. Případová situace: Představte si, že plánujete provést organizační změny, které povedou k propouštění zaměstnanců. Možná se jedná o obtížné tržní podmínky, fúzi nebo optimalizaci. Zatím jste neuzavřeli všechny detaily ohledně počtu, načasování a podmínek, takže je příliš brzy sdílet celkový obrázek – ale začínají kolovat zvěsti.

• Metoda úplné transparentnosti

Začněte tím, že budete předpokládat, že budete sdílet všechny dostupné informace se všemi. Tento koncept "radikální transparentnosti" může působit nereálně, ale je to dobrý způsob, jak ověřit, zda zatajování informací vám a vaší organizaci prospívá. Se svými kolegy v týmu výkonného vedení popište rozhodnutí, které chcete učinit, co nejpodrobněji. Například můžete říci: "Musíme propustit [X] lidí v této divizi do [data], protože poptávka zákazníků nestačí na podporu této kapacity a vyčerpali jsme všechny ostatní možnosti k přesunu těchto lidí."

Dále určete, co byste ze svého prohlášení před jeho sdílením se zaměstnanci vyškrtli, a uveďte důvody. Zvažte tyto otázky:

- Jaký by byl bezprostřední účinek sdílení těchto informací? Co o těchto účincích víte, čemu věříte nebo co předpokládáte?

- Jaké by mohly být následné důsledky?

- Co nejhoršího by se mohlo stát?

Například můžete chtít vynechat přesný počet osob a data, kterých se to týká, protože jste ještě neučinili konečné rozhodnutí nebo čekáte na aktuálnější informace o budoucím toku zákaznických objednávek. Tímto způsobem často odhalíte mezery ve své logice a informace, které potřebujete shromáždit, abyste výrok učinili co nejjasnějším a nejméně poškozujícím pro všechny.

• Stanovení zásad

Identifikujte zásady, které chcete dodržovat během tohoto procesu a které odrážejí hodnoty vaší organizace, jako je lidskost, čestnost a spravedlnost. Tyto zásady můžete využít jako vodítko k tomu, co budete říkat a jak budete jednat.

Můžeme si stanovit například zásadu, že zaměstnanci, kteří přijdou o práci, by měli být informováni osobou, kterou znají, a ne pouze někým z personálního oddělení.

• Míra otevřenosti

Při komunikaci se zaměstnanci jasně vysvětlete kontext situace. Popište události, které vedly k zvažování velkých změn, jako jsou změny chování zákazníků a aktivity konkurentů. Vyhněte se obecným komentářům k trhu a zaměřte se na konkrétní dopady a důsledky, které se týkají vaší situace.

Lidé ocení upřímnost, i když je sdělení neúplné nebo není tím, co chtějí slyšet. Vysvětlete, že budete maximálně transparentní, používejte jednoduchý jazyk (ne firemní mluvu) a odpovídejte na otázky. Přesně uveďte, co můžete říci nyní a kdy řeknete více, a uveďte celkový časový plán procesu.

• Jednotná komunikace

Je lákavé sdílet útržky informací s vybranými lidmi, blízkými nebo některými kolegy. Nevypouštějte bokem, žádné informace ani oznámení. To může zpochybnit důvěru v proces a způsobit zmatek.

Buďte trpěliví a místo toho vysvětlete, že jste se zavázali, že budete komunikovat strukturovaným způsobem jako projev úcty vůči všem zúčastněným zaměstnancům a k udržení integrity procesu.

• Koordinace a plán aktivit

S blížícím se finálním rozhodnutím budou zaměstnanci citliví na cokoli, co je v rozporu s probíhajícími změnami, zejména pokud neznají celý obraz. Očekávejte, že paralelní organizační události, aktivity a rozhodnutí budou pod drobnohledem. Například oznámení velkých investic, dárky klientům nebo pořádání firemních eventů před propouštěním zaměstnanců může být nevysvětlitelné a silně poškozující.

Pokud jste se již rozhodli a změny připravujete, tak si sestavte časový plán aktivit, které vám pomohou jak s jejich prosazením, tak i následující adaptací.

Každá situace je jedinečná, ale tyto principy vám mohou pomoci najít správný přístup k tomu, co říci a jak postupovat, když nemůžete být zcela transparentní. Pamatujte, že i když nemůžete sdílet každý detail, můžete být transparentní ohledně situace, kterou řešíte, ohledně možností, které zvažujete, a ohledně svého závazku k férovosti a integritě. Udržení důvěry vašich zaměstnanců je klíčové pro úspěšnou komunikaci v náročných časech.