3. 11. 2014   PhDr. Jan Drahoňovský

Pokud jste mne v mém seriálu sledovali a zavedli alespoň některé doporučené změny do své pracovní rutiny, jistě jste zažili pocit klidu a přehledu o svých úkolech. Co ale s všudypřítomnými e-maily? Naše mysl nedovede pojmout příliš věcí naráz, při určitém množství informací ztrácíme přehled nad situací a panikaříme. Nuže, budeme se muset pustit do úklidu. V naší vstupní schránce by nemělo být naráz víc jak padesát zpráv. Jak promazat zprávy? Položíme si jednoduchou otázku: Je to úkol, který je třeba udělat? Pokud ne, jedná se o informaci. O rozdílu mezi úkolem a informací už zde byla řeč. Jenže ne každou informaci můžeme smazat poté, co si ji přečteme. Udělat s tím nic nejde, ale smazat se nám taky nechce, co teď? Můžeme archivovat, a to dvojím způsobem. Jestliže to je např. článek, který se nám hodí k aktuálnímu nebo plánovanému projektu, uložíme si ho (ve formátu dokumentu) do příslušné složky k projektu. Až budeme na projektu pracovat, prostudujeme si jej a zhodnotíme. Pokud je to pouze zajímavé, ale nevíme, jestli to použijeme, uložíme jej do složky Nápady. (To můžeme udělat i fyzicky vytištěním a založením do příslušné složky ve skříni.) Pokud chceme mít uloženou korespondenci s někým, v poštovním klientu si vytvoříme složku Archiv, kam si přesuneme ty opravdu důležité zprávy. Pro archiv korespondence s milenkou nebo dávným přítelem si vytvoříme složku s vhodným jménem, a nastavíme si pravidlo, které nám tam automaticky přesune kopie zprávy od této osoby. Pak se nemusíme bát, že omylem vymažeme zprávu pro nás cennou. Toto nastavení nám zabere pár minut, ale ušetří mnoho času v budoucnosti.

Pokud se jedná o úkol, mám pro vás návrh: Jestliže vám funguje seznam úkolů, ať už denních, týdenních či projektových, nenechávejte úkoly v počítači (byť je můžete označit praporkem), ale napište si jej do svého seznamu. Má to jednu praktickou výhodu. Přinutí vás to rozpracovat si k úkolu jednotlivé kroky (a tím pádem je neodkládat).

Pomocí těchto opatření se vám ve vaší schránce nebudou strašit nevyřízené věci a nemusíte ji věčně kontrolovat.

E-maily ovšem slouží i k sociálnímu sdílení a domlouvání různých akcí. Jak se vypořádat s tímto, obzvláště když máte práce nad hlavu? Je to ožehavá otázka, která se dotýká pole etiky. Dám vám pár tipů k zamyšlení. Za prvé: E-mail není telefonát, není ani dopis, byť se mu blíží, a rozhodně je to víc než sms. E-maily nemají takovou naléhavost jako telefonát, ale mají možnost vyjádřit daleko víc než pouhá sms. Pokud se jedná o toliko kolegiální zprávu, např. předání nějaké zajímavé informace, netřeba si s tím lámat hlavu. Na zprávu je nejlépe odpovědět ihned, stručným: „Petro, díky za info, mrknu se na to.“ (A můžete se s klidem vrátit ke své práci.) Jestliže se na vás již vyžaduje určitá míra aktivity, měli byste, dle netikety, odpovědět do dvou pracovních dnů, a to nejlépe oznámením splnění úkolu, nebo informací o svém postupu. (Jinak by si dotyčný mohl myslet, že jste se na to úplně vykvajzli, nejspíše oprávněně.) Zprávu si označíme praporkem, abychom ji potom snadno našli, ale úkol samotný je třeba si napsat do seznamu úkolů! A nezapomínejte, že úkol ve zprávě je možné též delegovat nebo rovnou odmítnout (to už ale přesahuje možnosti tohoto článku).

Jedná-li se o e-mail osobního charakteru (kamarádský či přátelský), možná se vám nebude chtít odpovídat ihned, ale s patřičným rozmyslem. Určité nepsané pravidlo počítá s odpovědí do týdne. Doporučuji si takové zprávy označit např. zeleným praporkem (aby se vám nemíchaly s pracovními úkoly) a napsat si je do týdenního plánu jako úkol. Kdy odpovídat na korespondenci tohoto typu? Nejlépe v době, kdy se vám do toho nebudou plést běžné pracovní úkoly, tedy např. v pátek odpoledne nebo v neděli navečer. Zaveďte si takové korespondenční okénko (dostatečně široké) a jednou týdně tuto korespondenci v klidu vyřiďte. Lepší je ale odpovídat v uvolněném odpočinkovém stavu než uprostřed dennodenních úkolů.

Na závěr nepovinný tip pro vaši produktivitu: Naučte se poštovního klienta pravidelně vypínat, pokud se soustředíte na důležitou práci (o internetovém prohlížeči to platí dvojnásob). Tři kontroly e-mailů denně (po příchodu do práce, před obědem a dvě hodiny před koncem pracovní doby) by vám, při dodržení výše uvedených pravidel, měly bohatě stačit.

Přeji hodně zdaru!