11. 8. 2014   PhDr. Jan Drahoňovský

Jestliže jsem nedávno přirovnal váš pracovní stůl ke kokpitu stíhacího letadla, pak diář je vaší osobní zbraní, a to právě proto, že jej máte při ruce prakticky neustále, i když pracovní desku opouštíte. Nuže, co do diáře vlastně patří a jak vám může být skutečným pomocníkem při střelbě na vaše cíle?

Do diáře patří v prvé řadě úkoly, které jsou vázány na konkrétní den, popř. hodinu. Pokud daný úkol není vázán na konkrétní den (např. to musíte udělat do pátku, ale je jedno, který den), nesmíte jej nikdy zapsat do diáře pod konkrétní datum! Tuto zásadu, kterou jsem převzal od Davida Allena, doporučuji uplatňovat beze zbytku, předejdete tím zaplevelení diáře nevyřízenými úkoly. A, jak známo, nevyřízené úkoly v diáři povedou k nechuti diář vůbec otevřít, což zase povede k přetěžování beztak již přetížené hlavy. (Ach ouvej!) Co si tedy počít s úkoly nenáležejícími jednomu dni? Řešením jsou týdenní seznamy, přičemž můžete použít prostý list papíru na pracovní desce (mně se velice osvědčil), anebo… Využít k tomuto účelu diář, ovšem jinak, než je běžné. A v tomto bodě zklamu příznivce prefabrikovaných diářů v pevných deskách. Tyto zápisníky jsou sice levné, ale nejsou ani trochu flexibilní. Pokud máte diář kroužkový, snadno si takový týdenní seznam vytvoříte vložením obyčejného papíru do příslušného týdne a přidáním záložky (odstřižku plastové fólie mírně vyčnívající ze stránek – nic to nestojí a je to šikovné). Úkoly na této stránce byste měli stihnout během týdne. Pokud ne, přepíšete si je na nový seznam pro další týden, přičemž ten starý můžete s klidným svědomím vytrhnout a vyhodit („archiváři“ si jej založí do krabice ve skříni), v žádném případě si jej neponechávejte v diáři, neboť tam už neslouží k žádnému užitku, ba naopak.

Diář můžete využít ještě jedním užitečným způsobem. Během dne se vám stane, že narazíte na problémy, ze kterých vyvstávají úkoly. David Allen používá pro toto tzv. vstupní schránku (inbox) na pracovním stole. Jenže vy potřebujete mít něco takového u sebe právě tam, kde se nacházíte. Pokud nechcete tahat s sebou ještě jeden zápisník s malými lístečky pro zapisování aktuálních problémů, úkolů a nápadů, které si až později zpracujete, můžete využít zase diář. Jako vstupní schránka přitom poslouží jediný papír na první (nebo poslední) stránce diáře, který slouží pouze a právě tomuto účelu. Následně je však třeba (např. v klidu u kávy po polední pauze) tyto záznamy zpracovat a učinit s každým záznamem právě jeden z následujících kroků:

• Zahodit jako nedůležitý.
• Zapsat si jej jako konkrétní úkol ke konkrétnímu dni.
• Zapsat si jej do týdenního plánu.
• Zapsat si jej jako úkol do seznamu „Někdy, možná“.
• Zapsat si jej jako informaci, nápad. (Nikdy nemíchat informace a nápady s úkoly!)

List „Vstupní schránka“ je třeba po této operaci proškrtat nebo úplně vytrhnout a nahradit čistým. Jen tak si udržíte diář plně funkční. Je to obdobné, jako když pravidelně čistíte svou osobní palnou zbraň. Sice to není nezbytně nutné, ale máte celkem solidní jistotu, že vás nezradí, když to zrovna nejméně potřebujete.

Diář ale můžete použít i k sepsání svých seznamů k projektům (vysvětlím později) anebo seznamů s věcmi např. na služební cestu. Vždyť proč byste měli pokaždé přemýšlet, jestli jste si s sebou na služebku vzali všechno, když si stačí sepsat seznam, den předtím si vše zkontrolovat a hned máte jasno. Možností využití se nabízí více, invencím se meze nekladou, to však již překračuje možnosti tohoto článku…

Co se týče výběru diáře, doporučuji si pořídit takový, který budete rádi otvírat, přičemž by měl mít držák na propisovací tužku. Není nic trapnějšího, než když si nemáte čím zapsat úkol a musíte se doprošovat ostatních, aby vám půjčili pero. Velikost diáře je věcí osobních potřeb a preferencí. Řečeno slovy chytré horákyně: Neměl by být ani moc malý, ani moc velký. Osobně bych se klonil k variantě A6, spíše však A5. Stránky jsou již dostatečně velké na to, aby se daly efektivně využít pro týdenní plány a rozsáhlejší poznámky, zároveň se ještě vejde snadno do aktovky nebo do větší dámské kabelky. Diáře formátu A4 využijí spíše manažeři, kteří řídí několik různých projektů a potřebují mít o všem dobrý přehled. Většina lidí je nevyužije. Diáře kolibří velikosti A7 jsou sice perfektně přenosné, ovšem nevýhody spatřuji v opravdu omezeném prostoru ke konkrétním dnům a nutnost psát malým písmem, což je nepraktické. Co se týče desek diáře, pořiďte si takový, který se vám bude líbit, a který se nebudete stydět vytáhnout před ostatními. Nemusí se nutně jednat o kůži, jde o to, abyste si k němu vytvořili kladnou citovou vazbu (nepřeháním) a rádi s ním pracovali.

Přeji vám mnoho úspěšných zásahů!