2. 6. 2014   PhDr. Jan Drahoňovský

„Věci by měly být tak jednoduché, jak je to jen možné, ovšem ne jednodušší.“ 

Albert Einstein

Pokud se chcete zlepšit v organizaci vaší práce, velmi doporučuji, než budete hledat nějaké technické vychytávky, nejprve experimentovat (alespoň měsíc) s prostým papírem a tužkou, až dostanete „do hlavy“ principy, které se za tím skrývají, a zjistíte si, co všechno v seznamu potřebujete mít, abyste se v něm dobře orientovali. Začneme plánováním jednoho týdne. Tento způsob mi přijde zdaleka nejpřirozenější, protože celá naše kultura je již odpradávna na sedmidenní cyklus nastavena. To dokazují i historické pokusy o alternativní kalendáře (s desetidenním týdnem v revoluční Francii a s pětidenním týdnem v Rusku), které nikdy nebyly lidmi přijaty a docházelo dokonce k těžkým psychickým poruchám z cyklu práce a odpočinku, který byl zcela vytržen z tradičních náboženských zvyklostí! Týdenní rozvržení je velmi praktické i z hlediska kontroly, protože nám dává záchytné body a umožňuje reflexi splněných a nesplněných úkolů. Zde je příklad, jak takový týdenní seznam může vypadat. Pečlivě si jej prostudujte.

Tento seznam byl vytvořen ve Wordu s použitím jednoduchých stylů a odrážek a celé to zabralo ani ne půlhodinu. První, čeho si všimnete, je hierarchické uspořádání. V tomto týdenním plánování máme několik projektů, na nichž je třeba pracovat: Úklid kanceláře, Koncepce oddělení, Rigorózní práce a Rutina. Jak vás možná napadlo, ne všechny tyto projekty jsou zde kompletní. To je samozřejmě logické, protože v jednom týdnu jsme schopni stihnout pouze omezené množství práce (je třeba zhodnotit realisticky své schopnosti a možnost vzniku mimořádných úkolů). Nicméně je důležité v každém z vašich projektů vykonat tento týden aspoň kousek. Rekonstrukce kanceláře je naopak zastoupena komplet, protože celou záležitost chci stihnout během jediného týdne. Krom těchto projektů je zde spousta úkolů, které tak nějak vyplývají z funkce, ale nelze je přiřadit žádnému projektu. Jak na to? Vymyslel jsem to šalamounsky – podřadil jsem je pod quasi projekt Rutina, což má řadu praktických výhod. Mj. získáte odstup od záplavy všedních úkolů.

Pod každým projektem máme podprojekty (části projektů), úkoly, a k nim jednotlivé kroky. Nelze obligatorně nařídit, co je pouze jednotlivý krok, co už je úkol, a co už část projektu. Zde je třeba důvěřovat své intuici a svým zkušenostem. Každý úkol by se totiž dal rozpitvat do řady kroků a možná i jednotlivé kroky bychom mohli dělit dále až na hypotetické základní prvky. To není ani nutné, ani žádoucí. Pokud ovšem u některého úkolu nevíte, jak správně začít, je jeho rozdělení na dílčí kroky úkonem, který vám může velmi usnadnit život. Zrovna tak, pokud se objeví úkol „sirotek“ (tj. nepatří žádnému projektu, ani to není rutina), zkuste se zamyslet, jestli jej přece jen někam nepodřadit, popř. jestli jej vážně máte dělat. 

Když máte hotový holý seznam, možná cítíte, že je to pořád málo. Je užitečné si k úkolům a krokům přiřadit kontextové značky (tagy). Jak můžete postupovat, je předvedeno velmi názorně. Zde platí pravidlo, psát jen takové značky, které mají nějakou relevanci, tj. jsou důležitým kontextem pro vykonávání úkolu. Pokud mohu nějaký úkol vykonat pouze na počítači ve své kanceláři a nikde jinde, je dobré si zapsat „Kanc“ nebo něco podobného. Pokud to je třeba vykonat v pátek a nikdy jindy, napíši „PÁ“, jinak nepíšu nic a vykonám tehdy, když se mi to hodí. Dále jsou tu úkoly, které je nutno vykonat prioritně. Já používám vykřičník „!“, popř. „!!“. Pokud to není prioritní, nepíši jednoduše nic. V neposlední řadě tady máme obtížnost a časovou náročnost úkolů. Zvažte si, v jakém případě tam tyto kontexty zapisovat, cílem musí být vždy jednoduchost a přehlednost, jinak budete mít odpor se svým seznamem pracovat, a jste tam, kde jste byli. Já používám pro úkoly, které jsou výzvou „§“ (samozřejmě si zvolte libovolnou značku, která je pro vás přirozená). Pro snadné úkoly zadávám „*“ a ty dělám po obědě, když mi to tak jako tak moc nemyslí. Naopak na výzvy si vyhradím jednu nebo dvě hodiny dopoledne a zavřu dveře od kanceláře. Někdy je užitečné zapsat si, jak dlouho to bude trvat (např. schůze).

Tento seznam byl vytvořen celkem jednoduše ve Wordu. Přesto považuji za mnohem šťastnější řešení napsat si jej rukou na papír. Sami jistě brzy pochopíte proč.

Pamatujte, že opravdu dobrý systém je ten, který VÁM bude dobře sloužit při vykonávání VAŠÍ práce. Přeji vám hodně zdaru!