7. 4. 2014   PhDr. Jan Drahoňovský

Problém je z definice něco nevyřešeného, popř. nechtěného, nežádoucího (zdroj: Wikipedia). Pokud chceme být dobří ve zvládání úkolů, musíme chápat filosofii, která je za tím. Problém totiž zpravidla má nějaké řešení. Oproti tomu samotná informace žádné řešení nemá. Zdá se vám tato úvaha banální? Znám až přespříliš lidí, kteří tráví nemalou část pracovní doby tím, že řeší neřešitelné, tedy reagují na prostou informaci (zhusta zcela neověřenou), jako by to byl pracovní úkol. Jenže úkol to není, protože není možné dojít k žádnému výsledku, a to bez ohledu na vynaloženou námahu a čas!

Pokud vám něco přijde do cesty (očividné zjištění, telefonát, e-mail, ústní sdělení, nebo váš vlastní nápad), zeptejte se nejprve, jestli to je problém. Často to je jen informace a nevyplývá z toho žádný úkol. V tom případě se rozhodněte, jestli je dobré ji založit pro pozdější využití, anebo ji můžete nechyt být. Dle mých odhadů zhruba 85% informací můžeme s klidem zapomenout.
Pakliže to problém je, vyplývá z toho nějaký úkol (či série úkolů) pro vás? Představte si, že váš oblíbený fotbalový klub nepostoupí v Lize mistrů. Přestože se nepochybně jedná o velký problém, není naprosto nic, co byste s tím mohli udělat. Nejedná se totiž o VÁŠ problém! Pakliže budete důslední, už tímto jednoduchým opatřením získáte spoustu času navíc, neboť nebudete řešit, co vám nepřísluší.

Pokud je to stále problém můj, měl bych se zeptat, jestli jej chci řešit. Všimněte si, že otázka nezní, jestli musím, mohu nebo jsem schopen. To, že něco „musíme“ je jenom náš subjektivní názor, obdobně, kdybych řešili jenom to, o čem se domníváme, že umíme, nenaučili bychom se ani malou násobilku. Důležité je tedy ono „chci“, kterým si problém přebírám na sebe a zavazuji se k jeho vyřešení. Je to zcela zásadní psychologický moment, který má podobu vážně míněného závazku (bez ohledu na to, jestli to někomu řeknete nebo ne). Lidé dělají ohledně tohoto momentu mnoho zvláštních tanečků a dostávají se do potíží, protože si řeknou, že „by měli“ to řešit, a přitom si k tomu nestanoví žádné konkrétní kroky.

Pokud problém chci řešit, stává se z toho úkol, popř. série úkolů (projekt).V tomto bodě se neztotožňuji s Davidem Allenem, který označuje jakoukoli (sebetitěrnější) činnost za úkol a série dvou a více úkolů už je pro něho projekt. Toto pojetí jde proti zdravému selskému rozumu. Úkolem označuji nějakou přirozenou jednotku činností, které usilují o řešení, která však může být rozdělena do více konkrétních kroků.

Dejme tomu že máte na autě ještě zimní pnematiky (problém), a rozhodnete se to řešit. Úkolem bude vyměnit je za letní. Tento úkol si rozdělíte na jednotlivé kroky: koupit pneu, objednat se v pneuservisu, zajet tam. Pakliže si pouze koupíte nové gumy a dál nic, sice jste pro to něco udělali, ale je vám to prd platné, protože úkol jste nezvládli a tedy problém nevyřešili (mimochodem, za mokra se brzdná dráha na zimních gumách oproti letním prodlužuje až o dvacet metrů).
Někdy je však problém příliš komplexní a má mnoho úkolů o nesčetných krocích, které mohou (ale nemusí) být provedeny v určitém pořadí. Tomu říkáme projekt. Dle Wikipedie se projektem míní:

• Zpracovaný záměr, rozvrh nebo plán nějaké budoucí činnosti nebo jejího výsledku (stavby, stroje, organizace a podobně).
• Časově ohraničené úsilí, směřující k vytvoření unikátního produktu nebo služby.

Z této běžně přijímané definice je zřejmé, že dva jednoduché úkoly může za projekt označit leda slabomyslná osoba. Pro nás je důležité, abychom se v první řadě zorientovali, o co vlastně jde, a stanovili si k tomu nějaké konkrétní kroky. Možná že něco jednoduchého můžeme vykonat už dnes. Obzvláště v případě, kdy se jedná o problém, k jehož vyřešení je třeba právě jeden krok. Pokud takový krok zabere méně jak dvě (pět) minut (např. rychlá odpověď na e-mail), doporučuje se vykonat jej neprodleně. Pokud se tím budete důsledně řídit, uvidíte, že vám to přinese okamžitou úlevu. Ve všech ostatních případech budeme muset použít nějaký systém zaznamenávání úkolů, pokud možno inteligentní.

Těchto systémů je celá řada, příště si o nich něco povíme a dám vám pár doporučení. Ale mějte na paměti, že žádný z nich není dokonalý a buďte ochotni experimentovat a hrát si, až si najdete to své. Koneckonců žádný systém neudělá práci za nás, tu budeme muset stejně vykonat. Ale když přestaneme dělat zbytečné blbosti, výsledek bude vysoko nad běžným průměrem.