3. 3. 2014 PhDr. Jan Drahoňovský
Lidé obecně celkem chápou, že není dobré mít kolem sebe příliš mnoho nepořádku, neboť pak je to zbytečně rozptyluje od práce a věčně něco musí hledat. Méně tomu rozumí, pokud se jedná o jejich počítač, jedno či pracovní nebo domácí. Jde totiž o nepořádek, který není na první pohled vidět.
Dnešní pevné disky disponují takovou kapacitou, že se vám prakticky nemůže přihodit, že byste jej zaplnili pracovními dokumenty. To je jistě výhoda, ovšem jen do té doby, než potřebujete něco rychle najít. Pak si i nejeden kliďas řádně zaláteří. Povím vám pár triků, jak si svůj počítač uklidit podobně jako svůj pracovní stůl. A v zásadě je jedno, pod jakým operačním systémem pracujete.
Předně je zapotřebí zamést plochu počítače. Málokdo ví, že soubory na ploše se snaží počítač načíst do paměti a tím pádem se zbytečně zpomaluje. Nedávno jsem měl možnost si to ověřit, když jsem dostal nový firemní počítač a mé původní PC (s nímž jsem byl předtím naprosto spokojený) putovalo ke kolegovi, který nadával, co jsem mu to dal za šmejd, že to vůbec nevalí. Při pohledu na jeho plochu mi to bylo hned jasné. Myslíte, že s tím něco udělal? Kdeže! Raději nadává dál.
Ono se to lehce řekne, uklidit si plochu. Jenže kam ty soubory vlastně dáme? Kamsi do útrob počítače, kde je pak nebudeme moci nalézt? Ono to totiž vyvolá řetězovou reakci a budeme se muset prohrábnout obsahem letitých složek.
Proč se tím vůbec zabývat? Vždyť do počítače se toho vejde dost a dost a s pomocí průzkumníka se dá najít skoro vše… To sice ano, ale stejně jako v případě neuklizeného šuplíku budete mít mírně nepříjemný pocit pokaždé, když PC zapnete. Rozčilovat vás pravděpodobně budou hlavně nedokončené úkoly. Pojďme se zamyslet, jak vlastně lidský mozek přistupuje ke komplexním informacím. Snaží si je třídit podle určitého kontextu - většinou tématicky, místně nebo časově. Časový systém je užitečný např. pro třídění fotek, méně však už pro soubory, které se vztahují k vaší práci. Tam dobře poslouží tematické třídění, pokud si ovšem témata správně nadefinujeme.
Další problém u souborů je ten, že naše vědomí rozlišuje hotové a rozdělané věci. Ty první problémy tolik nezpůsobují, pokud si složky pojmenujeme takovým způsobem, abychom se snadno dostali k souboru, který zrovna potřebujeme. Např. "Články napsané", "Literatura", "Nařízení a vyhlášky", "Tiskopisy, formuláře" atd. Těchto složek by v dokumentech nemělo být mnoho, doporučuji držet je maximálně na počtu dvanáct, jinak se v nich budete ztrácet. A zkuste se vyhnout indiferentní složce "Různé", za nějakou dobu nebudete vědět, co jste do ní uložili.
Co však se soubory, které nejsou hotové a na kterých průběžně pracujete, např. různé články, tabulky a soubory k aktuálním projektům? Kam s nimi? Odolejte pokušení nechat je povalovat na ploše. Proč? V jeden okamžik jste schopni se soustředit pouze na jednu věc! Pokud na něčem budete pracovat a zároveň vás na ploše bude neustále dráždit rozdělaný projekt (byť zavřený), budete podráždění a vaše koncentrace na danou věc se sníží. Proč si nakládat více stresu než je nezbytně nutné? Jednoduše ho dejte do složky a na ploše mějte otevřeno pouze to, na čem přesně v ten okamžik pracujete (a nechť je to jedna jediná věc). Nenakládejte svému mozku větší zátěž, než je schopen reálně zvládnout. Každá práce (včetně psaní tohoto článku) vyžaduje čas a určitou míru soustředění. Pokud se budu např. snažit psát článek a zároveň odpovídat na e-mail svému šéfovi, nebudu tyto dvě činnosti mít zvládnuté rychleji, než kdybych nejprve dělal na jednom, pak to zavřel a vyřídil druhé. Tento až dětsky banální závěr je třeba si zafixovat a řídit se jím. Počítač svádí k tomu dělat více věcí naráz, ale ono to opravdu dost dobře nejde. Nuže, ještě zbývá se vypořádat s otázkou, kam s rozpracovanými soubory. Přimlouval bych se za to, abyste je nemíchali s již hotovými záležitostmi, i když tam tematicky zapadají. Můžete např. vytvořit složku "@Udělej hned" (schválně jestli uhádnete, proč tam je zavináč) a v ní mít maximálně sedm souborů, které musíte stůj co stůj tento týden udělat. Pokud na nich potřebujete pracovat, ale zas tolik to nespěchá, přesunul bych je spíše do složky "@Udělej potom". Pokud to jsou nápady, které teprve čekají na to, aby uzrály, dejte jim složku "Nápady" (můžete si je nazvat, jak chcete, fantazii se meze nekladou). Lidská mysl neudrží příliš věcí najednou, je vhodné mít takový systém, který ji nebude příliš zatěžovat. Po zapnutí vašeho pracovního PC byste měli mít stejný pocit svěžesti jako ze své pracovní desky, kterou jste si již uklidili.
Líbilo se? Přečtěte si více
P.S. Některá specifika práce na počítači (především jak zacházet se svými e-maily) si vyžádají v budoucnu vlastní článek…
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
