16. 12. 2019   PhDr. Vojtěch Bednář

Možná i vy znáte problém „nepostradatelného specialisty“, kdy konkrétní osoba ve firmě je tak důležitá, že bez ní nemůžeme existovat, ale současně potřebujeme, aby byla zajištěna zastupitelnost pro případ nemoci, úrazu nebo toho, že se s danou osobou jednoduše nedohodneme. Zde na Firemním sociologovi jsme se jím již zabývali několikrát, třeba v případě, kdy se jedná o zaměstnance – seniora. Specialista, nositel unikátních znalostí, zkušeností nebo prostě know-how ale zdaleka nemusí být senior. Jak přesvědčit tohoto člověka, aby se o to, co má unikátního, podělil?

Prvním krokem k úspěchu je uvědomit si, že se jedná o dlouhodobý proces. Pokud za zaměstnancem přijdeme s tím, že „ať sepíše vše, co umí“, velmi pravděpodobně tím u něj vyvoláme obrannou reakci a nedozvíme se nic.  Osoba, jejíž znalosti potřebujeme získat, se rozhodně musí cítit v bezpečí nebo přinejmenším nesmí mít pocit, že ji ohrožuje cokoli pocházejícího od zaměstnavatele, nadřízených, nebo kolegů. Neměla by také být pod časovým tlakem, byť v praxi se někdy takové situaci nevyhneme.

Pokud umíme nositeli znalostí vytvořit požadované podmínky, můžeme se pustit do přesvědčování. Nejpříznivější strategií podělení se o znalosti je, jestliže si jejich nositel tento proces řídí sám a vědomě-  tím, že mu dodáme „učedníka“. Měl by být mladší, ochotný fungovat ve spíše podřízené pozici a dlouhodobě, být přitom aktivní, schopný naslouchat a vstřebávat informace. Nositele know-how stimulujeme k „zaučování“ tím, že se jej v žádném případě nechceme zbavovat, ale naopak potřebujeme, aby jeho znalosti byly uchovány a zajištěny.

Není-li výše popsaná strategie použitelná nebo pokud jde o složitější technické znalosti, je na místě je zapsat. Ne každý, kdo umí pracovat, je ale schopen svou práci také popsat. S nositelem znalostí bychom o možnosti jejich zapsání měli delší dobu diskutovat, vyjednávat je a opět připomínat, že našim cílem není jej využít a zbavit se ho, ale naopak podržet co nejdéle. Není-li odborník schopen zapsat, co umí, sám, stojí za to, když dostane zapisovatele. Zapisovatel by měl být schopen pozorovat, co dělá, a také klást otázky. U zápisu je stejně jako při osobním zaučování důležité netlačit na čas a nestresovat.

Pokud si nejsme jisti, která z výše uvedených metod by byla vhodnější, můžeme nositele znalostí nejprve nějakou dobu prostě pozorovat při práci, vyhodnocovat, co přesně dělá, jak často a jak, a příležitostně se jej ptát na vybrané detaily, které se nám pak postupně začnou spojovat do „velkého obrazu“. Pokud si náš zaměstnanec všimne toho, že je „pozorován“, pokusme se jej do předání znalostí aktivně zapojit tím, že se jej zeptáme, zda by pro jejich uchování bylo výhodnější, aby se podělil s konkrétním člověkem, ať už zapisovatelem či zástupcem.

Stává se, že bez ohledu na zvolenou strategii náš zaměstnanec jednoduše nespolupracuje. Nejčastější příčinou, která se za tím ukrývá, jsou obavy a právě těch jej musíme zbavit. Zkuste dát nositeli znalostí drobnou odměnu. Řekněte mu, že je pro vás důležité, že u vás pracuje. Požádejte jej o odborný názor na aktuální pracovní problém. Zapojte jej do projektu nebo do práce „navíc“. A pokud bude spolupracovat, posuňte se v získávání jeho znalostí o další krok dále.

Pokud řešíte podobný problém, obraťte se na nás. Rádi vám pomůžeme s navržením vhodné strategie.