28. 10. 2012   PhDr. Jan Drahoňovský

Aby porada probíhala hladce a měli jste na konci dobrý pocit, že byla k něčemu, můžete zkusit do ní zakomponovat alespoň některé z těchto bodů:

Co se bude probírat: Dát seznam záležitostí k projednání. Není to úplně povinné, ale přece jen vám to dává jasný směr, kudy se ubírat.

Říci, co se povedlo, co se naopak nepovedlo (vždy v tomto pořadí). Mělo by to být stručné, výstižné, nezabředávat do dlouhých rozborů (pokud je nutné to probrat do hloubky, pak spíše s konkrétním člověkem).

Stanovení problémů – předložení aktuálních problémů k diskusi. Tyto podněty samozřejmě mohou vzejít i od účastníků.

Hledání vhodných řešení problému: K tomu můžeme nechat volnou diskusi, nebo nechat všechny zúčastněné vyjádřit se k tomu popořadě. Ne vždy to však funguje. Pak není na škodu sáhnout k jedné z téchto osvědčených technik: 

Brainstorming – nápady od každého se v prvním kole zapíší a nikterak nehodnotí, pak se shrne, co je na kterém nápadu dobrého a špatného. Často i na první pohled špatný nápad může být nějak zajímavý a třeba v budoucnu se hodit.

Tajné hlasování: Každý si napíše svůj návrh řešení včetně argumentů. Není nutné tyto lístky vybírat, úplně stačí, když to jen pak každý nahlas přečte. Tím se zamezí především skupinové polarizaci, tedy jevu, kdy jeden charismatický jedinec strhne ostatní k jednomu názoru (ne nutně nejrozumnějšímu). 

Taktiku ďáblova advokáta: Pokud jsou dvě nesmiřitelná řešení jednoho problému a jednání hrozí zablokováním, je možné přerušit debatu s tím, že zástupce jednoho tábora má přednést pozitiva řešení protistrany. Stejně tak i opačně. Mnohdy to pomůže uvolnit atmosféru.

Pokud nic z toho nepomáhá, může být vhodné problém odložit na další jednání k dozrání. Jak dlouhá má být ta doba, to se nedá jednoznačně stanovit.

Dalším bodem je stanovení konkrétních úkolů pro konkrétní zaměstnance včetně termínu očekávaného splnění. To je třeba jasně nejenom říci, ale i zapsat. Vyvarujeme se obecných neadresných frází „mělo by se...“ apod. Pokud nestanovíte konkrétního člověka, zpravidla to neudělá nikdo. Jedná-li se o složitější úkol, je užitečné stanovit konkrétní kroky a ty pak klidně rozdělit mezi více lidí (vhodné u rozsáhlých „nesplnitelných“ projektů nebo u lidí méně samostatných). Měli byste též dohlédnout na to, aby si účastníci zapsali, co mají dělat. Tato zdánlivá banalita vám může ušetřit spoustu nervů. 

Dobré zprávy nakonec! Dbejte na slovosled tak, aby to pozitivní zaznělo ve větě až nakonec. Př.: „Sice teď budeme všichni muset příští měsíc hodně máknout, ale máme nějaké rezervy na odměny a rád bych potom před vánocemi všechny náležitě ocenil.“ Zní mnohem lépe než formulace v opačném slovosledu: „Na vánoce dostanete všichni speciální odměnu, ale budete teď muset měsíc dřít jak koně.“

Porady je možné též velmi účinně využít k evaluaci podřízených, především k pochvale těch pracovitých. Ta by měla být stručná, jmenovitá a zcela konkrétní: 

“Pavle, líbilo se mi, jak ses iniciativně ujmul té delegace z Ruska. Mileno, ta tvoje poslední prezentace mi přišla hodně slabá, bylo znát, žes to dělala narychlo a byly v tom zmatky. Zlepši to, ano? Tomáši, prý ses zapracoval do našeho interního systému během dvou týdnů a už v něm děláš naprosto samostatně, to je dobrý pokrok, jen tak dál. atd.” Princip je, doufám, jasný.

A nakonec je vhodné poradu uzavřít pozitivně, např. poděkovat za účast. Ukončení by nemělo být zdlouhavé a nic se při něm nesmí už řešit. Nešvarem některých vedoucích je, že si v poslední minutě porady vzpomenou na nějakou zásadní věc. Za každou cenu je třeba se toho vyvarovat, protože to jen přináší chaos a stres. I kdyby celé jednání bylo produktivní a pozitivní, pracovníkům uvízne v hlavě především vaše poslední intervence a zanechá to v nich nepříjemný pocit. Nejlepším způsobem je sepsat si dopředu seznam bodů, které je třeba probrat. Pokud si nejste jisti, jestli stihnete probrat všechny body, je lepší si podtrhnout ty opravdu důležité a těm se věnovat, zatímco ty ostatní nechat na další den. Zpravidla není nutné všechno probrat vše ten samý den, kdy vás to napadne. Je to mnohem lepší varianta než kdybyste poradu natahovali. 

Přeji vám, ať se vám porady stanou radostně stráveným časem!