12. 11. 2012   PhDr. Vojtěch Bednář

Většina zaměstnanců považuje a mnoho firem otevřeně deklaruje právo klást otázky přímým nadřízeným za jeden ze základních mechanismů vedení. Ne každý nadřízený ale umí dotazy svých svěřenců akceptovat a reagovat na ně správně. Platí zde, že příliš málo je špatně a příliš mnoho ještě hůř. Umět odpovídat je skutečně svého druhu umění, je to ale umění, které je možné se naučit, které lze praxí zvládnut. Co je potřeba, abychom ho ovládli?

Kdy se ptát

Vedoucí by měl odpovídat na otázky svých podřízených (týkající se práce), je ale samozřejmé, že to nejde vždy a všude. Nejsnazší cestou, jak uspokojit potřebu podřízených po informacích a současně se touto činností nepřetížit, je stanovit jasná a transparentní pravidla pro to, kdy a jak jsme schopni odpovídat, a to metodou pozitivního omezení – tj. podřízeným dáme najevo, kdy je vhodné se ptát spíše, než kdy to vhodné není. Podřízené, kteří se nás ptají v situacích, kdy nejsme schopni odpovídat, bychom neměli odmítat, ale jasně jím říct, že nyní nemáme možnost, prostor nebo čas a korektně, avšak jednoznačně je požádat, aby nás oslovili v dobu, kdy to bude vhodné.

Jak odpovídat

Odpovídejte jasně a srozumitelně. Dávejte podřízeným tolik informací, kolik potřebují. Tam, kde odpověď vyžaduje kontext (např. proč jsme se rozhodli, jak jsme se rozhodli) dejte k dispozici i další informace, ne však v příliš velkém množství a ne takové, které se podřízených nijak netýkají. Nesnažte se v odpovědích podřízené zahltit informacemi ani vašimi názory. Je-li to možné, odpovídejte jen na to, na co jste byli tázáni. Pokud je to možné, snažte se být transparentní a konzistentní v názorech. Když nevíte, řekněte, že nevíte. U důležitých dotazů můžete přislíbit zjištění odpovědi, přílišná ochota je ale často proti věci – vedoucí není rešeršistou svých podřízených, ale člověkem, který je má řídit.

Na co dávat pozor

Vaše odpověď by měla odpovídat intelektuální úrovni podřízených i jejich slovníku. Příliš odborný a stejně i příliš vulgární jazyk budou brát jako urážející. Podřízené v odpovědích nikdy neurážíme, a to ani náznakem. Nedáváme jim nikdy najevo, že jsou hloupí, nebo že by odpověď měli dávno vědět (krom situací, kdy jde např. o bezpečnost práce). Snažte si nestěžovat, že „na to odpovídám už podesáté“.

Dotazy nikdy neignorujte a delegujte je pouze v případě, kdy se vás netýkají po odborné stránce, nebo kdy jsou porušením firemní subordinace. Pozor je také třeba dávat na přílišnou vstřícnost, která může být v některých specifických skupinách vykládána jako projev slabosti.

Odpovídání na otázky podporuje pozitivní vztahy mezi vedoucím a podřízenými. Pokud však na něco nechcete odpovědět, řekněte jasně, že nechcete a dále to nijak nezdůvodňujte. Tento přístup je mnohem lepší než snaha se odpovědím vyhýbat nebo odpovídat populisticky.