17. 4. 2023   PhDr. Vojtěch Bednář

Náročná doba vyžaduje složitá rozhodnutí. Aby bylo možné složitá rozhodnutí management firem dostat k zaměstnancům, potřebujeme fungující komunikační kanály. Jakými nástroji a jak říkat zaměstnancům důležité informace?

Úspěch jakéhokoli manažerského kroku závisí na tom, jak se jej povede sdělit těm, kterých se týká. Z naší poradenské zkušenosti jednoznačně vyplývá, že velká část rozhodnutí, které se nedaří prosadit nebo vůči kterým se zaměstnanci postaví je jednoduše špatně komunikována. Management často volí cestu „oficiálního kanálu“, což je v lepším případě obrazovka, v horším vývěska na místě, které nikdo nenavětěvuje a tím, že se pro zaměstnance důležitá věc objeví v tomto kanále ji považuje za sdělenou. Máloco může v důsledku způsobit horší problémy.

Jak tedy říkat důležité věci? Především je potřeba mít nejméně dva na sobě nezávislé komunikační kanály, kterými můžeme spolehlivě oslovit všechny zaměstnance, pokud možno s co nejkratší časovou prodlevou (to je důležité, protože to brání šíření fám). Z mnoha možností doporučujeme mít jedno „tvrdé“ médium, kterým mohou být právě ony obrazovky, firemní bulletin, nebo třeba nástěnka – ovšem za předpokladu, že dovede s jistotou oslovit skutečně všechny zaměstnance, a druhým pak „měkké“ médium. Tím je typicky třeba porada mistrů, pravidelná komunikace managmentu se zaměstnanci, u menších týmů pravidelná setkání všech zaměstnanců s nejvyšším vedením.

Jakmile máme obě média funkční a vyzkoušená, komunikujeme s jejich využitím důležité věci zaměstnancům tak, aby stejnou informaci dostali s určitým, nevelkým, časovým odstupem prostřednictvím obou médií. Důležité věci se tak typicky nejprve sdělí mistrům v rámci jejich porady s tím, že je mají předat podřízeným a následně, s několikadenním zpožděním, předají „tvrdým“ médiem. Je tak jednak zajištěno, že je obdrží všichni, jednak to, že jim porozumí a že budou mít koho se ptát na případné nesrovnalosti.

Platí zásada, že u důležitých informací předávaných zaměstnancům je kriticky důležité je nejenom dávat, ale současně ověřovat, že jim rozuměli. Nejjednodušší a současně nejúčinnější způsob, jak ověřit, že rozuměli je prostě se ptát a konkrétně chtít vědět, co by zaměstnanci potřebovali upřesnit; člověk, který porozuměl sdělení, které je pro něho důležité má obvykle potřebu doptávat se na detaily. Touto cestou můžeme ověřit porozumění nejsnáze.

Zásadní informace o stavu zaměstnavatele, klíčových rozhodnutích managementu a dalších krocích podáváme vždy tak, aby byly pro zaměstnance srozumitelné. Znamená to používat co nejjednodušší jazyk, opakovat nejdůležitější věci a vždy přijmout úplnou zodpovědnost za vše, co sdělujeme.

Čeká vás nepříjemné sdělení, nebo hledáte správný způsob, jak mluvit s vašimi zaměstnanci? Rádi vám pomůžeme, napište nám.