17. 1. 2022 Mgr. Petr Hlušička
Mnoho tipů pro efektivitu schůzek se zaměřuje na organizační stránku věci, včetně včasného zahájení a ukončení, vytvoření efektivních agend, stanovení jasných rolí a v případě on-line porad, také pamatování si, kdy jste ztlumili zvuk. Skutečností ale je, že stejně jako u téměř každého pracovního projektu závisí úspěch porady na úspěšnosti komunikace vedení.
Některé z nejcennějších tipů a zkušeností pro vedení porad jsou totiž méně známé, protože se netýkají pouze struktury porady, účastníků, a dokonce ani programu jednání; jde o to, jak se vedoucí porady na poradu připravuje a jak v jejím průběhu komunikuje.
- Připravte si konkrétní body
Každá porada by měla mít jasný program a agendu. Pokud, ale chcete efektivitu i dopad výrazně posunout, tak se zamyslete nad tím, čeho by porada měla dosáhnout a jaké cíle sledujete. Zkuste si odpovědět například na tyto otázky:
"S čím chci přijít – myšlenky, plány, vize?“
"Co řešíme a s čím potřebujeme pomoct? "
"Chci někoho pochválit?“
"Co bychom měli prodiskutovat a vyřešit?".
Vaším cílem je připravit se na poradu tak, aby v jejím rámci docházelo k posunu stávajícího stavu.
- Jasný účel
Na začátku přednesete jasný účel a cíl, který sledujete. Co je potřeba rozhodnout nebo posoudit. Toto zahájení sice nezaručuje jeho naplnění, ale minimálně to k němu účastníky více směřuje a zároveň nám to dává v závěru možnost posoudit, nakolik jsme byli úspěšní.
- Veďte a moderujte poradu
Porada by měla mít své zahájení, průběh i závěr. V jednotlivých fázích byste měli mít minimálně roli moderátora, kdy účastníky seznámíte s jednotlivými body, provedete je danou debatou a zároveň shrnete konkrétní výstupy k nim. A to takovým způsobem, aby účastníci věděli, co je v rámci porady čeká, všichni se mohli aktivně účastnit a rozuměli závěrům, ke kterým jste společně došli.
- Naslouchejte
Pro vedoucího je zásadní vnímat a naslouchat tomu, co se mu snaží jeho podřízení sdělit a zároveň věnovat pozornost tomu co se v jeho týmu odehrává. Buďte empatičtí a snažte se porozumět tomu co se v rámci porady odehrává. Tím zároveň dáváte jasně najevo to, že je pro Vás důležitý nejen názor Vašich lidí, ale i jejich přístup.
- Jasné výstupy
Ukončete poradu s jasnými kroky v rámci každého bodu (kdo, kdy a co). Máte tak daleko větší pravděpodobnost, že dojde k jejich úspěšné a včasné realizaci. Účastníci si zároveň udrží dynamiku a energii, kterou si z porady odnáší.
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
