25. 10. 2021 Mgr. Petr Hlušička
Velké množství porad je vnímáno jako neefektivní, ztráta času nebo zatěžující. Na vině bývá jejich neefektivní a nesystematické řízení. Současně se setkáváme s tím, že vedoucí a klíčoví pracovníci tráví téměř polovinu svého času na poradách. A většina tohoto času je vnímána jako ztrátová a zbytečná. Co je tedy důležité mít na paměti při řízení porady?
Současná covidová doba navíc zapůsobila jako určitý katalyzátor, který odkrývá nedostatky při řízení porad. Zvýšil se totiž jejich počet a přenesly se do on-line prostředí, což způsobilo, že většina účastníků byla pouhými pasivními příjemci neefektivního toku informací.
Zaměstnanci tím získávají dojem, že místo toho, aby se věnovali samotnému pracovnímu výkonu, tak musí stagnovat v rámci neefektivně stráveného času. Tím nedochází pouze k negativnímu pocitu ze spálených kapacit, z pasivní a nudné role pouhého posluchače, ale především k demotivaci. Ta se může dál odrážet ve sklonu k pasivitě a ztrátě inciativy.
Základem je vést porady takovým způsobem, aby byl naprosto jasně vnímán jejich smysl i cíl. A především musí mít jasný průběh a strukturu, která bude jednoznačně orientována na výstupy, které budou přinášet hmatatelné a pozitivní výsledky.
- Jasný program
Každá schůzka by měla mít svůj jednoznačný účel. Ten by měl být stanoven již dopředu a měl by všechny účastníky připravit na to co se bude odehrávat a jaké jsou plánované výstupy.
I pravidelné porady mají svůj program nebo strukturu, byť může být i neformální, protože víme, že každý přednese aktuální informace o projektech nebo výsledcích. Ve většině případů však budete chtít mít jasný seznam bodů, které je třeba probrat nebo vyřešit. Tím zabráníte tomu, aby věci zapadly a zároveň získáte čitelný rámec, podle kterého můžete schůzku strukturovat.
- Účastníci
Samotné porady by se měli účastnit pouze lidé, kteří jsou pro ni nezbytní nebo mohou mít přidanou hodnotu. A to ať z důvodu, že se jich daná problematika přímo týká, pro jejich zkušenosti nebo pro jejich možný přínos. Zaměřte se na to, aby se v zasedací místnosti nacházeli pouze lidé, kteří budou produktivním přínosem, a ne pasivními přihlížejícími. Pouze tak zvýšíte šance, že porada bude mít smysluplný průběh a bude orientována na výsledky.
- Jasné vedení
Každá porada musí mít jednoznačně stanoveno, kdo ji bude řídit a dohlížet na dodržování programu a naplnění jejího účelu. A to takovým způsobem, abychom se neodchylovali od tématu a současně se drželi stanoveného časového rámce.
Snažte se dodržet předem stanovený začátek i konec. Účastníci tak budou vědět, co mají očekávat a budou v rámci porady fungovat mnohem efektivněji.
Moderátor může zároveň klidnit rozjitřené emoce nebo poskytovat prostor méně průbojným jedincům, kteří by se nemuseli dostat ke slovu. Snažte se maximálně efektivně držet a moderovat témata i jednotlivé účastníky, ať nedochází ke ztrátám času ani motivace. Pohlídejte, aby měl každý zúčastněný prostor se vyjádřit nebo dát zpětnou vazbu.
- Jasné výstupy
V závěru porady je zásadní shrnout ty nejzásadnější poznatky a vyvodit další postup. Ten by měl obsahovat konkrétní zadání a úkoly, přiřazení zodpovědných osob a a časový rámec pro jejich dosažení.
Tip – překvapení
Překvapte členy svého týmu tím, že zahájíte poradu něčím netradičním a neformálním. Třeba tím, že přinesete něco malého z vlastní zahrádky.
Tímto tlačítkem nám dáte vědět, že se vám článek líbil. Nejde o sdílení na sociálních sítích.
