9. 3. 2020   PhDr. Vojtěch Bednář

Práce vedoucího pracovníka bývá rozmanitá. Vedoucí zodpovídá za výkon činnosti, kterou se zabývá jeho tým, za přidělování úkolů. Velice často nese na svých bedrech větší množství administrativy a nezřídka je nucen fungovat také jako spojka mezi „svou“ a ostatními částmi firmy. Pokud k tomu všemu přidáme ještě nutnost komunikovat s vnitřním, nebo ještě lépe s vnějším, zákazníkem, je nabíledni, že na práci s lidmi nám příliš mnoho času nezbývá. Ale mělo by. Z našich zkušeností jednoznačně vyplývá, že většina problémů s lidmi způsobených vedoucími pracovníky nevzniká proto, že by tito pracovníci svou práci zanedbávali anebo vykonávali nekvalitě. Právě naopak; lidé odcházejí od skvělých profesionálů…pokud se cítí být zanedbávaní.

Univerzální návod na to, kolik času bychom měli věnovat svým podřízeným neexistuje. Nyní se vám ale pokusíme nabídnout několik tipů, které lze úspěšně aplikovat.

Tip 1: co to znamená věnovat čas podřízeným?

Vedoucí pracovník či manažer má tři základní činnosti: zadávání úkolů, kontrola práce a hodnocení práce. Při výkonu všech tří přichází do kontaktu se svými podřízenými. „Věnovat se podřízeným“ znamená pracovat a mluvit s nimi nejen v rámci těchto činností. Vedoucí by (v ideálním případě) měl každého jednoho přímého podřízeného znát do té míry, že ví, co dotyčná osoba dělá nejen v práci, ale i ve svém volném čase.

Tip 2: náhoda vs. plánovitost

Ideální je, pokud se můžeme podřízeným věnovat kontinuálně, trvale, ale v praxi toho většinou nelze dosáhnout. V záplavě administrativy a dalších úkolů je třeba o každý kus prostoru pracně bojovat. Zde pomáhá plánování. Vedoucí pracovník by si měl na své podřízené vyhradit čas. Existuje několik „formátů“, jak to lze udělat. Z naší zkušenosti můžeme doporučit:

• Pravidelné společné porady, nebo alespoň „sezení“ 1x za týden, ne však méně často než 1x za 14 dnů
• Pravidelné „volné hodiny“ – je to doba, kdy kterýkoli podřízený může přijít za vedoucím a řešit s ním cokoli potřebuje. Hodiny jsou veřejně známy a lidé s nimi počítají
• Pravidelná setkání, kdy vedoucí aktivně vyhledává své podřízené a ptá se jich na věci, se kterými potřebují pomoci, které řeší, nebo jen dává najevo svou přítomnost a zájem; ideálně o přestávkách, na obědě, ne však příliš často

Možností je více a spíše, než vybrat si jednu z nich je lepší je kombinovat. Platí však, že pravidelné plánování by rozhodně mělo mít přednost před nahodilostí a chaosem.

Tip 3: minimální čas

V ideálním světě by vedoucí pracovník měl jen a pouze práci s podřízenými vymezit asi 30 % svého pracovního času. V praxi to jde velmi těžko, zvláště když si uvědomíme, že za čas věnovaný pracovníkům se nedá považovat to, že je pouze úkolujeme. Minimum, které bychom měli všem činnostem spojeným s vedením podřízených věnovat, je přibližně 20 % času, i když víme, že fakticky to bývá ještě méně. Pokud neumíme alokovat dostatečný čas, může nám trochu pomoci výše popsaná plánovitost a pravidelnost, vedení však nenahrazuje. Hledáte-li konkrétní tip pro své vedoucí pracovníky, doporučte jim, ať komunikaci a práci s podřízenými věnují nejméně 1 hodinu denně.

Tip 4: co není práce s podřízenými

Jsou dvě věci, které vedoucí pracovníci s oblibou dělají, avšak ani jedna z nich nepřispívá k jejich roli vedoucích. První z nich je „pasivní kontrola“, kdy prostě jen mlčky sledujeme, co dělají naši podřízení a příležitostně u toho pokýváme hlavou. Pokud se této činnosti věnujete nárazově – a důsledkem jsou sankce – zvyšujete u podřízených stres. Pokud trvale – a bez odezvy – pak následuje apatie. Druhou podobně negativní činností je, pokud vedoucí vykonává práci za své podřízené. Ano, může jim příležitostně pomoci a ano, je nezbytné, aby ukazoval práci, například když zaškoluje nové lidi, ale celkový objem času, po který dělá práci určenou podřízeným, by nikdy neměl překročit 5 %.

Potřebujete efektivně a smysluplně nastavit systém práce s podřízenými? Hledáte pro sebe nebo své vedoucí pracovníky vhodný systém vedení? Rádi vám pomůžeme, kontaktujte našeho poradce.